5 voordelen van papier vernietigen

Waarom is het belangrijk om documenten te shredden?

Versnippert u altijd elk document dat u weggooit? Waarschijnlijk verdwijnt er wel eens een A4’tje van vertrouwelijke aard in de papierbak. Want wat is de kans dat iemand dit ooit nog in handen krijgt en hiermee fraude pleegt? Vrij klein. Maar waarom risico lopen als u ook het risico van identiteitsfraude of imagoschade eenvoudig kunt voorkomen?

#1 Papiervernietiging voorkomt onnodige imagoschade

Je leest het vrij regelmatig. Iemand vindt in een container een vuilniszak vol met papieren. Het blijken vertrouwelijke klantgegevens te zijn van een bekend bedrijf. Dat is geen goede reclame, mocht dit in de media naar buiten komen. Had het bedrijf toch maar het papier versnipperd, dan waren de bedrijfsgevoelige gegevens niet meer leesbaar.

Nog beter, hadden ze de documenten maar laten versnipperen door een professional. Want waar laat je een zak vol met papierstroken of snippers? Wel in de papierbak? Weet u dan zeker dat helemaal niets meer leesbaar is?

Een CA+ erkend papiervernietigingsbedrijf neemt u de vernietiging van uw documenten uit handen. Dat scheelt tijd en u heeft de zekerheid dat papieren deugdelijk worden vernietigd en gerecycled. Reconstructie of lekken van uw vertrouwelijke informatie is dan uitgesloten.

#2 Papiervernietiging voorkomt datalekken en boetes van Autoriteit Persoonsgegevens

Vanaf 1 januari 2016 moeten bedrijven die data gelekt hebben officieel melding maken via de Autoriteit Persoonsgegevens. Het gaat dan om een ernstig datalek waarbij persoonsgegevens gelekt zijn. Als er geen melding gemaakt wordt  aan de toezichthouder en het lek aan het licht komt, staat het bedrijf een torenhoge boete te wachten.

Een datalek kan zowel digitaal als op papier ontstaan. Door papier te vernietigen voorkomt u dat gedrukte vertrouwelijke informatie op straat  terecht kan komen. Stel daarom een beleid op binnen uw organisatie waarin beschreven staat dat al het bedrijfspapier vernietigd moet worden.

#3 Door papiervernietiging voldoet u aan de wetgeving

Documenten met persoonsgegevens, zoals klantgegevens of personeelsgegevens, kennen een bewaartermijn. Een sollicitatiebrief moet bijvoorbeeld uiterlijk binnen 4 weken vernietigd zijn na het einde van de sollicitatieprocedure. Zakelijke financiële documenten moeten minimaal 7 jaar bewaard worden voor inzage van De Belastingdienst. Na deze 7 jaar mag het gedeelte van de administratie worden vernietigd.

Na de bewaarplicht moeten de documenten dus deugdelijk worden verwijderd. En hiermee wordt bedoeld dat de documenten versnipperd dienen te worden.

#4 Papiervernietiging komt professioneel over naar uw klanten

Door oude documenten met klantgegevens professioneel te vernietigen geeft u aan de privacy van uw klanten te respecteren en te beschermen. Dit zullen uw klanten waarderen. Zeker nu dataverlies en identiteitsfraude steeds vaker in het nieuws komt. En dit komt ten goede aan de reputatie, professionaliteit en het imago van uw bedrijf. U kunt naar de veilige papiervernietiging refereren in uw privacy policy.

#5 Papiervernietiging draagt bij aan uw clean desk policy

Een rommelig bureau met stapels papieren is niet meer van deze tijd. Zeker niet nu steeds meer bedrijven documenten digitaliseren. Maar papier blijft een populair medium om tekst op te lezen. Op uw bureau zullen vast ook een aantal documenten liggen. Zoals uitgeprinte e-mails, de notulen van uw laatste vergadering en een aantal brieven die u nog moet afhandelen.

En dat stapeltje met papier groeit met de week. Het beste dat u kunt doen is de lange termijn documenten digitaliseren (en vervolgens vernietigen) of fysiek archiveren. En de afgehandelde documenten direct versnipperen of werpen in een beveiligde papiercontainer die geleegd wordt door een erkend papiervernietigingsbedrijf.

Waarom versnippert u vertrouwelijke documenten?

Wat is de reden dat u vertrouwelijk papier versnippert of laat vernietigen door een bedrijf? We lezen graag uw motivatie terug hieronder in de reacties.